Tout savoir sur les obligations comptables d’un spécialiste en chimiothérapie

La gestion des obligations comptables pour un spécialiste en chimiothérapie (exerçant en tant qu’indépendant ou à travers une société médicale) comporte des spécificités propres au secteur médical en Belgique. Voici une vue d’ensemble approfondie :

1- Obligations comptables générales

– Tenue de la comptabilité
Indépendant en personne physique :
Tenue d’une comptabilité simplifiée (journal des recettes et dépenses).
Suivi des flux financiers liés aux honoraires médicaux et remboursement des mutuelles.

– Société médicale (SRL ou SC) :
Comptabilité en partie double (bilan, compte de résultats, livre des achats et des ventes).
Dépôt annuel des comptes auprès de la Banque nationale de Belgique (BNB).
– Enregistrement des honoraires et frais

Honoraires médicaux :
Distinction entre les honoraires conventionnés et non conventionnés.
Gestion des paiements directs des patients et remboursements des mutuelles.
Traitement des rétrocessions d’honoraires en cas de collaboration avec une clinique.

– Frais professionnels :
Frais de matériel médical spécifique à la chimiothérapie (pompes à perfusion, équipements stériles).
Achat de médicaments spécifiques, incluant les produits cytotoxiques.
Dépenses liées à la formation continue (congrès médicaux, abonnements scientifiques).
Frais de gestion de cabinet (location, assurances professionnelles, services IT).

2- Gestion des stocks de médicaments (chimiothérapie)

Tenue rigoureuse d’un registre des stocks pour les médicaments utilisés dans les traitements de chimiothérapie.
Contrôle des dates de péremption et traçabilité des médicaments.
Comptabilisation correcte des achats de médicaments en tant que charges.
Gestion des pertes éventuelles pour raisons sanitaires.

3- Gestion des créances et relations avec les mutuelles

Suivi des remboursements des mutuelles et organismes assureurs.
Gestion des rejets de remboursement et rectifications éventuelles.
Comptabilisation correcte des créances patients en cas de paiements différés.

4- Déclarations fiscales spécifiques

TVA : Les prestations médicales sont généralement exemptées de TVA en Belgique, mais certaines activités annexes (consultance médicale, expertise) peuvent être soumises à la TVA.

Impôt des sociétés (si en société) : Déclaration annuelle incluant déductions fiscales pour les équipements médicaux et formations professionnelles.
Précompte mobilier : En cas de dividendes distribués dans une société médicale.

5- Obligations sociales
Cotisations sociales obligatoires pour les indépendants.
Affiliations à une caisse d’assurances sociales.

6- Suivi des normes de facturation électronique (eHealth et MyCareNet)

Respect des directives pour la facturation électronique aux mutuelles via des plateformes agréées comme MyCareNet.

Gestion de la traçabilité numérique des traitements administrés.

7- Contrôle et audit interne

Mise en place d’un suivi budgétaire pour évaluer la rentabilité des traitements administrés.

La préparation à des audits éventuels par les autorités sanitaires ou fiscales est cruciale pour un spécialiste en chimiothérapie. Ces contrôles visent à vérifier la conformité administrative, financière et sanitaire de l’activité médicale. Voici une présentation détaillée des meilleures pratiques :

a. Audit par les autorités fiscales (SPF Finances)

Organisation documentaire
– Pièces comptables obligatoires :
Bilan, compte de résultats, grand livre et journaux comptables.
Justificatifs de toutes les dépenses (factures de matériel médical, honoraires de sous-traitants, frais de formation).
Relevés bancaires et preuves de paiements.
– Facturation :
Respect des règles légales pour les factures émises (numérotation, mentions légales).
Archivage des factures papier et électroniques pendant au moins 7 ans.

– Déclarations fiscales :
Déclaration d’impôt des personnes physiques ou des sociétés.
Preuves des exonérations fiscales spécifiques au secteur médical (équipements médicaux amortissables).
– Exonération de TVA :
Justification claire de la nature médicale des prestations pour bénéficier de l’exemption de TVA.

Conseils pour se préparer

Effectuer un pré-audit interne avec l’aide d’un expert-comptable.
Mettre en place un système numérique de gestion documentaire pour faciliter l’accès aux pièces justificatives.
Vérifier la cohérence entre les déclarations fiscales et la comptabilité.

b. Audit par les autorités sanitaires (AFMPS – Agence Fédérale des Médicaments et Produits de Santé)

Conformité sanitaire

– Traçabilité des médicaments :
Registre détaillé de l’achat, stockage, administration et destruction des médicaments cytotoxiques.
Respect strict des températures de conservation et des protocoles de sécurité pour les produits chimiques.

– Dossier patient :
Tenue rigoureuse des dossiers médicaux (suivi des traitements administrés).
Conservation sécurisée et confidentielle des données conformément au RGPD.

– Hygiène et sécurité :
Protocoles de désinfection des équipements et locaux.
Équipements de protection individuelle (EPI) pour les traitements de chimiothérapie.

Conseils pour se préparer
Maintenir à jour les procédures internes liées à la manipulation des cytostatiques.
Conserver les certificats de conformité pour les équipements médicaux.
Préparer une check-list d’hygiène pour les visites d’inspection.

c. Points de contrôle communs (sanitaire et fiscal)

Gestion des déchets médicaux : Justification de la collecte par un prestataire agréé.
Contrats de collaboration : Accords écrits avec les cliniques et autres professionnels de santé.
Assurances professionnelles : Vérification des couvertures pour risques médicaux et responsabilité civile.

d- Bonnes pratiques pour anticiper un audit

Audit interne annuel : Faire réaliser une vérification par un expert comptable médecins et professions médicales et un consultant qualité.
Documentation des procédures : Créer un manuel de procédures pour les opérations courantes (comptables et sanitaires).
Formation continue : S’assurer que tout le personnel médical soit formé aux normes en vigueur.
Communication proactive : Coopérer pleinement avec les auditeurs en préparant une salle dédiée avec les documents demandés.