Conseils pour créer une signature électronique
Dites adieu aux documents papiers ! Désormais, il est devenu facile de signer des documents de divers formats grâce à la signature électronique. En fait, aussi commode que la signature manuscrite, elle requiert une authentification moindre. Pour tout dire, vous pouvez utiliser la signature électronique pour signer un document PDF ou un autre format de document de manière plus rapide et totalement sécurisée.
Entreprise comme particulier, de nombreuses personnes décident d’utiliser la signature électronique pour faciliter différents aspects de leur activité quotidienne comme la validation des contrats, échanges et transactions, etc. Comment créer une signature électronique dans un document PDF ou dans d’autres fichiers ? Découvrez les réponses dans cet article.
Comment obtenir une signature électronique sur un document ?
De nombreuses personnes pensent que pour avoir une signature électronique, il suffit juste de la scanner et de l’apposer sur les documents. Or, c’est une grande erreur ! En fait, cette image n’aura aucune valeur juridique. D’ailleurs, elle est considérée comme une copie. En revanche, le processus de signature électronique Chambersign est encadré techniquement et légalement au niveau national et européen. En effet, il permet, notamment :
- D’identifier le signataire
- D’établir le consentement du signataire
- De garantir l’intégrité du document à signer et l’authenticité du signataire.
Il existe différents moyens d’apposer une signature électronique dans un document, par exemple en utilisant des logiciels de bureautique tels qu’Adobe, Word, etc, mais aussi avec des solutions de signature en ligne.
Comment créer une signature électronique ?
Ici, il vous convient de choisir un outil de signature électronique. En fait, ce logiciel découle du processus de dématérialisation des données, notamment pour les échanges de documents. Pour ce faire :
- Choisissez votre outil, par exemple Adobe Acrobat Reader
- Téléchargez ensuite votre document et ouvrez-le avec le logiciel
- Sélectionnez l’icône « Signer » dans la barre d’outils ou cliquez « Remplir et signer » dans le menu déroulant Outils
- Une fois la fenêtre ouverte, appuyez sur « Remplir et signer »
Vous allez détecter automatiquement les champs de formulaire. Il vous suffit de choisir le champ dans lequel vous souhaitez écrire.
- Cliquez l’icône « Signer » de la barre d’outils si vous voulez ajouter votre signature ou plutôt vos initiales.
Si vous avez déjà utilisé cette option auparavant, vos anciennes signatures apparaissent. Le cas échéant, vous allez voir le panneau « Signature » ou « Initiales » apparaît. Pour cela, il vous proposera 3 choix dans le premier panneau, il vous donnera :
o La possibilité de saisir votre nom dans un champ avec une sélection de polices de styles
o Soit la possibilité de tracer votre signature
o Ou encore d’insérer une signature numérisée
À noter :
Pour rendre vos signatures valables, il faut qu’elles soient accompagnées d’une demande de certificat faite directement sur le logiciel Adobe Acrobat Reader. Ainsi, votre signature électronique sera authentifiée et légalement protégée.
Comment apposer une signature électronique sur Excel ou Word ?
Une fois le certificat obtenu, vous pouvez désormais apposer votre signature électronique. Pour cela, vous devez ajouter « une ligne de signature ». Il s’agit en effet d’un champ dédié, sur lequel vous pouvez spécifier ou indiquer au destinataire si des informations sont requises.
Suivez ces étapes pour créer la ligne de signature dans Word et Excel :
- Mettez votre curseur dans l’emplacement où vous voulez apposer l’espace réservé
- Cliquez sur « Ligne de signature » puis « Ligne de signature Microsoft Office », dans le groupe « Texte » de l’onglet « Insertion »
- Fournissez les informations nécessaires à l’ouverture de la boîte de dialogue « Configuration de signature »
- Choisissez les sélections que vous voulez voir apparaître
- Sélectionnez « Afficher les signatures » pour terminer la configuration
- Ajoutez votre signature en lettres ou en image
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